Waarom we vergaderen om te vergaderen (én hoe het anders kan)

We hoppen dagelijks van vergadering naar vergadering. Met duizenden tegelijk staan we elke dag in de file onderweg naar één of meerdere afspraken met een klant, collega of leverancier. Soms is er door alle afspraken en lange reistijd geen tijd meer voor het versturen van dat belangrijke mailtje of ontspanning tijdens de lunchpauze. Herkenbaar?

Online vergaderen past perfect in het huidige technologische tijdperk.

Nederland kent een vergadercultuur. We vergaderen om te vergaderen en overleggen om te overleggen. De gemiddelde Nederlandse werknemer is 25 procent van de tijd kwijt aan vergaderen. Als het aan mij ligt, is het tijd om hierin verandering te brengen. Vergaderen zal en hoeft nooit helemaal te verdwijnen. Er zijn wél tal van mogelijkheden om online te vergaderen en hierdoor je tijd efficiënt in te delen, volledig volgens het principe van het nieuwe werken en de moderne werkplek. Bijkomend voordeel: je ontlast ook nog eens het milieu.

Anyplace, anywhere, anytime

Online vergaderen past perfect in het huidige technologische tijdperk. Toch ervaar ik weerstand wanneer ik dit onderwerp bij collega’s of klanten introduceer. De meest genoemde reden is het ontbreken van ‘de persoonlijke ervaring’. Nieuwe technologieën spelen in op dit gebrek en stellen ons in staat om een meeting visueel bij te wonen zonder fysiek aanwezig te zijn. De beeld- en audiokwaliteit wordt hierbij steeds geavanceerder. Bekende voorbeelden zijn Apple FaceTime, Microsoft Skype (for Business) en Cisco Spark.

De drijfveer achter deze platformen is de term Unified Communications (UC). UC staat voor de integratie van realtime communicatiemiddelen, zoals messaging, telefonie en videoconferencing, en niet realtime communicatiemiddelen, zoals voicemail, e-mail en SMS. UC stelt gebruikers in staat om al deze communicatiemiddelen via één interface met elkaar te combineren. Oftewel: gebruikers treden met elkaar in contact via het medium en apparaat dat zij prefereren. Anyplace, anywhere, anytime.

De techniek laat online vergaderen toe. Waarom kiezen we er dan toch voor om massaal in de file te staan? Ik denk dat er, naast het missen van de persoonlijke ervaring, een andere belangrijke reden is: gebrek aan kennis over de implementatie en het gebruik van online technologieën, waardoor draagvlak en adoptie binnen de organisatie uitblijven.

Draagvlak voor succesvolle adoptie

De transformatie naar een UC-omgeving is meestal een omvangrijk en complex proces met grote impact op mensen, processen en technologieën. Niet alleen tijdens de uitrol, maar ook erna. De moeilijkheid wordt vaak onderschat en veel organisaties hebben onvoldoende kennis en expertise in huis om de transformatie succesvol te doorlopen. Een deskundig advies dat zich niet beperkt tot de techniek, maar ook aandacht besteed aan de adoptie van de eindgebruiker, kan daarom zeer waardevol zijn. De technologie ondersteunen is de eerste stap, het daadwerkelijk gebruiken ervan is een tweede. De technologie heeft pas meerwaarde wanneer de medewerkers zich deskundig en comfortabel voelen bij het gebruik ervan. Dit wordt nog wel eens over het hoofd gezien. Het (blijven) stimuleren en trainen van medewerkers is daarom belangrijk.

Enkele tips voor een succesvolle adoptie:

  1. Formuleer duidelijke doelen omtrent de UC-transformatie en deel deze met de medewerkers.
  2. Betrek medewerkers bij het ontwikkelen van beleid rondom het nieuwe werken en/of de moderne werkplek, waar online vergaderen onderdeel van is.
  3. Besteed tijdens het onboarding proces van nieuwe medewerkers aandacht aan het correct gebruik van de technologie(ën).
  4. Geef medewerkers de tijd om bekend te raken met de technologie(ën) die je ze gaat bieden en school ze bij middels trainingen, een handboek op intranet, instructievideo’s, et cetera.
  5. Last but not least: geef vanuit alle organisatielagen het goede voorbeeld!

Hulp nodig?

Ons team van Centralpoint is gespecialiseerd in het adoptieproces en zorgt voor een solide beleid en een oplossing die wordt gedragen door de totale organisatie. Sta jij op het punt om een UC-strategie te implementeren, of wil je gewoon eens sparren over de mogelijkheden? Benader me gerust! Op onze website vind je bovendien meer mogelijkheden voor efficiënte vergaderfaciliteiten en interactieve meetings.

Samen kunnen we ons steentje bijdragen aan het verminderen van het fileprobleem. Wanneer neem jij de stap?

Martijn Schraven

Solution Sales Specialist Workplace – Business Development @ Centralpoint

Add a comment

*Please complete all fields correctly

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Gerelateerde blogs

Posted by Marcel Joosten | 14 juni 2018
AI: meer dan een huis-tuin-en-keukentoepassing?
In mijn vorige blog over Artificial Intelligence (“Wanneer digitaal menselijk wordt” ) las je dat AI een belangrijke factor is in...
Posted by Marcel Joosten | 14 juni 2018
Wanneer digitaal menselijk wordt
Al jarenlang is ‘mobile first’ een strategie waar veel bedrijven naar streven. Logisch, want een mobielvriendelijke en snelle website of...
Posted by Marcel Joosten | 14 juni 2018
Keuzevrijheid een pain in the ass?
Tien jaar geleden explodeerde de IT-markt door een overdadig aanbod en wildgroei aan verschillende devices waaruit bedrijven moeilijk konden kiezen. Veel...