Reizen of werken, geen moeilijke keuze, toch?

Veel organisaties met meerdere vestigingen of intensieve klantrelaties worstelen met het mobiliteitsvraagstuk. Moet ik nu iedere keer in de auto, trein of vliegtuig stappen om face to face overleg te voeren of is het geaccepteerd dat ik gebruik maak van digitale communicatie mogelijkheden? En zo ja, welke mogelijkheden zijn er tegenwoordig?

Nog steeds is het bij veel organisaties gebruikelijk dat er gereisd wordt om een vergadering of workshop bij te wonen. Zeker als het een bijeenkomst met een klant is, dan wordt massaal in de auto of trein gestapt om de klantrelatie niet op het spel te zetten. Het klinkt in onze “traditionele” oren immers behoorlijk afstandelijk om voor te stellen om een bijeenkomst digitaal af te wikkelen. Stel dat de klant of organisator van de vergadering denkt dat de bijeenkomst of de klantrelatie voor jou niet belangrijk genoeg is, dat je niet bereid bent om in de auto te stappen, hoor je jezelf denken…

Terwijl dit natuurlijk niet de reden is om tot een afweging te komen of je wel of niet kostbare tijd gaat besteden aan reizen tijdens of na kantooruren. Het draait natuurlijk om productiviteit, zonder dat dit ten koste moet gaan van de klantrelatie of de relatie met de collega’s die toevallig wel op de centrale vergaderlocatie zijn.

Bewustwoording
Er moet bewustwoording komen bij medewerkers en klanten dat een reis van en naar een locatie een serieuze investering is in tijd, geld en CO2 footprint. Dat het logisch is dat er iedere keer een afweging wordt gemaakt, of fysieke aanwezigheid deze investering waard is. En dat de geïnvesteerde tijd, kosten en C02 footprint aantoonbare meerwaarde heeft, dat er een vervoersbeweging aan wordt besteed. Deze bewustwoording moet niet alleen bij de reizende partij ontstaan, maar zeker ook bij de organisator van de bijeenkomst. Want die moet bij het uitnodigen eigenlijk al een afweging hebben gemaakt of het noodzakelijk is dat de meeting face to face moet plaatsvinden of dat hij digitale middelen inzet om de meeting te organiseren. Hij moet zich in feite inleven in de situatie en grotendeels voor de deelnemers bepalen of het noodzakelijk is of zij in de auto, trein of vliegtuig stappen. Maar hij moet daarnaast een open mind houden, als een deelnemer toch een andere afweging maakt en alsnog afziet van de vervoersbeweging en vertrouwt op de digitale vergader mogelijkheid.

Digitaal samenwerken, the next big thing
Collaboration, in goed Nederlands vertaald: digitaal samenwerken, is de manier om een einde te maken aan veel van de goed bedoelde centraal georganiseerde vergaderingen of bijeenkomsten. Wat in de negentiger jaren begon met telefonisch vergaderen, bij de start van het nieuwe millenium werd gevolgd telepresence (video telefonie), is inmiddels opgevolgd door tal van collaboration toolsets.

Digitaal samenwerken heeft verschillende verschijningsvormen, bijvoorbeeld tussen twee naaste collega’s die elkaars taken waarnemen, meerdere collega’s in een werk- of projectgroep of een vergadering. Er zijn zeer veel software tools die deze vormen van samenwerken aan bronbestanden en de communicatie hieromheen faciliteren. Wel eens gehoord van Slack, appear.in of Trello? Tools waarmee het samenwerken aan documenten of complete gezamenlijke projecten mee kunnen worden gemanaged. Bekender zijn misschien Microsoft Yammer en Google Keep. De meest uitgebreide tools zoals Microsoft Skype for Business, Cisco Spark en Google Hangouts maken het, naast het samenwerken aan documenten of projecten, ook mogelijk om video conferenties te houden. En met geintegreerde collaboratie schermen, zoals de Micrsoft Surface Hub of de Cisco Sparkboard, is op afstand samenwerken of vergaderen geen afstandelijke bezigheid, maar is fysieke aanwezigheid zelfs vrijwel overbodig. Meerdere kantoorlocaties worden eenvoudig door middel van deze schermen omgetoverd tot één grote virtuele vergaderlocatie. En één of meerdere individuele medewerkers, op reis of thuis, kunnen gebruik maken van de Skype of Spark app op hun smartphone en hiermee zelfs meewerken op de collaboration boards. En innovaties zoals de Microsoft Hololens maken zelfs samenwerken in virtual reality tot in de uiteinden van de wereld mogelijk. Internet bandbreedte is vrijwel geen bottle neck meer, uw draadloze netwerk verdient misschien wel een upgrade.

De innovatieve software, maar zeker ook digitale interactieve multi-touch presentatie schermen, de spraakgestuurde HD camera’s en coole devices zorgen ervoor dat digitaal samenwerken de nieuwe standaard wordt. Niks geen saaie en inefficiente reistijd meer, maar interactief en productief digitaal samenwerken is de nieuwe werkelijkheid. Geen toekomstmuziek maar heden ten dage beschikbaar!

Voordelen van digitaal samenwerken
Er zijn 5 belangrijke voordelen om het op digitale manier samenwerken te stimuleren.
Voordeel 1: kostenbesparing; zoals reis-, verblijf- en parkeerkosten, overige declaraties, geen noodzaak voor grote vergaderruimten.
Voordeel 2: meer efficiency; zoals “verloren” reis-, parkeer, transfertijd of wachttijd, minder papier/printkosten.
Voordeel 3: duurzaam; verlaging CO2 footprint door minder vervoersbewegingen, papier/toner verbruik, benodigde kantoor/vergaderruimte.
Voordeel 4: sneller resultaat; real-time en werken aan het bronbestand zorgt voor sneller resultaat of besluitvorming.
Voordeel 5: veiliger; goed versiebeheer, encryptie van bestanden en centrale back-up in plaats van de kans dat (digitale) documenten verloren gaan tijdens reizen.

Add a comment

*Please complete all fields correctly

Gerelateerde blogs

Posted by Gastblogger | 20 juli 2017
Nederlandse CERT? Kwestie van samen uitbouwen
Voorkomen is beter dan genezen, dat weet iedereen wel. Waarschuwen voor cyberaanvallen is een vorm van voorkomen. Nederland heeft daar...
Posted by Gastblogger | 13 juli 2017
General Data Protection Regulation. Het bekende GDPR.
Ik vloog half juni vanaf Schiphol naar LAX, het vliegveld van Los Angeles. Onderweg naar het hoofdkantoor van Ingram Micro...
Posted by Ronald Ederveen | 10 mei 2017
Hoofdpijndossier: mobiel werken!
De wens om overal en altijd te kunnen werken op een device waarmee de medewerker het meest productief is; het...