Keuzevrijheid een pain in the ass?

Tien jaar geleden explodeerde de IT-markt door een overdadig aanbod en wildgroei aan verschillende devices waaruit bedrijven moeilijk konden kiezen. Veel organisaties zagen door de bomen het bos niet meer en wisten niet welke apparaten ze moesten aanschaffen om het personeel tevreden te houden. Een manager had compleet andere behoeften dan een secretaresse. Binnen bedrijven werd het lastig om elk apparaat af te stemmen op de behoeften van de afzonderlijke gebruikers.

Door de razendsnelle ontwikkelingen van de technologie werden apparaten gebruiksvriendelijker en de gebruikers kritischer. Grote merken als Apple speelden hier op in. Zij keken in de eerste plaats naar de behoeften van een gebruiker. Dit zorgde ervoor dat privé-apparaten vaak beter waren dan de devices op kantoor. Niets doen was geen oplossing. Dit resulteerde in een neerwaartse spiraal bij de tevredenheid van de medewerkers. Een medewerker kreeg al snel het gevoel niet gehoord te worden. Tot op de dag van vandaag horen we deze verhalen nog dagelijks uit de markt terugkomen. Om iedereen tevreden te houden, ziet het management van een organisatie nog maar een paar uitwegen met mogelijk grote gevolgen:

1. Personeel moet gebruik maken van een eigen device, dit noemt men ‘bring your own device’.

2. Organisaties laten de medewerker kiezen en kopen de apparaten dan los in. Op eerste oog is dit al een stap in de goede richting, maar deze oplossing is erg inefficiënt. Het kost verschrikkelijk veel tijd, geld en levert veel administratieve rompslomp op.

Veel organisaties kiezen voor één van deze opties. Dit lijkt immers voor zowel de organisatie als de gebruiker het fijnst. Maar beide oplossingen brengen grote risico’s met zich mee voor de beveiliging en de connectiviteit. Het is niet voor niets dat we zo vaak over een nieuw datalek horen op het nieuws.

Dan rest ons de vraag, wat is wel een geschikte oplossing zonder zorgen?

Happy or not?

‘Maar met dit besturingssysteem kan ik niet overweg! Deze mobiele telefoon is veel te groot!’ Komen deze uitspraken je bekend voor? Goed werkende devices zijn essentieel voor de sfeer op de werkvloer. Hoe zorg je er als organisatie voor dat alle medewerkers tevreden zijn met hun apparaten?

We hebben dus gezien dat in het verleden en het heden de bal vaak bij de werknemers wordt neergelegd. Door alle verschillende apparaten binnen de organisatie, werd het implementeren van een simpele applicatie al een flinke uitdaging. Dan hebben we het nog niet eens gehad over het beheer. Wat kan er gebeuren zodra het beheer in de handen komt van de medewerker. Hierdoor ontstaan er grote risico’s voor de bedrijfsdata. Om deze risico’s te beperken en aan alle nieuwe wet- en regelgeving betreft persoonsgegevens te voldoen  hebben we bij Centralpoint een goede oplossing ontwikkeld: Choose your own device.

‘Overal is aan gedacht’ 

Bij Choose your own device (CYOD) kan een medewerker kiezen uit een assortiment dat door de organisatie is samengesteld. Zo blijft keuzevrijheid bestaan en gaat een organisatie structureel te werk. Overal is aan gedacht.

Doolhof van administratie

Normaal gesproken zorgt de implementatie van keuzevrijheid voor een administratief doolhof. Dit komt door het maatwerk. Omdat er veel losse bestellingen zijn, komt er meer administratie bij kijken. Ik help organisaties al ruim tien jaar op het gebied van mobility. Steeds zie ik dat administratieve taken voor een hogere drempel zorgen. Want de afdeling administratie heeft er een dagtaak aan om een grote verandering als deze gestroomlijnd door te voeren.

Met CYOD helpen we je door dit doolhof heen. Alle facturen worden verzameld en gebundeld. Budgetten blijven gemonitord en er is een duidelijk overzicht van alle devices binnen de organisatie.

Uiteindelijk heb je niets aan deze hulp als er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt. Door samen te sparren over de afspraken en de regelgeving, ontwerpen we een beleid dat past bij jouw organisatie en medewerkers. Zo weten alle medewerkers en de organisatie wat de spelregels zijn en wordt hiernaar geleefd.

Waar is mijn Iphone?

Dan hebben we bijna alles geregeld: het beleid, het assortiment en de administratieve rompslomp. Maar hoe krijgen we het device bij de medewerker op een manier dat hij of zij het gevoel heeft voldoende keuzevrijheid te hebben? Choose IT is hiervoor de oplossing die wij hebben ontworpen en gebruiken. Een veilig online platform waar medewerkers zelf hun devices uitkiezen uit een voorgesteld assortiment. Door het beschikbaar stellen van deze portal bied je de medewerker een veilig online platform aan, om zijn of haar aankoop te doen. De tool kan worden aangepast aan de wensen en behoeften van de gebruiker. Zelfs de huisstijl wordt afgestemd op jouw organisatie.

The magic happens

Door al deze fases te doorlopen verstoren we het werkproces zo min mogelijk. Vanaf het begin nemen we de hele verandering over zodat het geen tijdrovend project wordt en loopt alles op rolletjes op de werkvloer, waarbij zowel werkgever als werknemer tevreden is.

Werkt jouw organisatie ook met verschillende devices of zijn er geen duidelijke afspraken over apparaten gemaakt en wil je af van de risico’s die je hiermee loopt? Laat het me weten in een p.m. dan kunnen we samen kijken naar de mogelijkheden.

Martijn Schraven

Solution Sales Specialist Workplace – Business Development @ Centralpoint

Add a comment

*Please complete all fields correctly

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Gerelateerde blogs

Posted by Marcel Joosten | 14 juni 2018
Waarom we vergaderen om te vergaderen (én hoe het anders kan)
We hoppen dagelijks van vergadering naar vergadering. Met duizenden tegelijk staan we elke dag in de file onderweg naar één...
Posted by Marcel Joosten | 14 juni 2018
AI: meer dan een huis-tuin-en-keukentoepassing?
In mijn vorige blog over Artificial Intelligence (“Wanneer digitaal menselijk wordt” ) las je dat AI een belangrijke factor is in...
Posted by Marcel Joosten | 14 juni 2018
Wanneer digitaal menselijk wordt
Al jarenlang is ‘mobile first’ een strategie waar veel bedrijven naar streven. Logisch, want een mobielvriendelijke en snelle website of...